Ferramentas, métodos, técnicas, recursos, instrumentos… O que temos para trabalhar com projetos?

Eu tinha definido um roadmap de artigos que eu escreveria, e entre um doc e outro aberto aqui eu pensei: já escrevi sobre OKR, KPI, BSC, User Story Mapping e de Matriz CSD… vou tentar lembrar de mais algumas ferramentas, métodos, técnicas, recursos ou instrumentos que eu já tive contato e listar numa folha, quem sabe dá algum conteúdo?

Depois de matutar um pouco, eu consegui listar tanta coisa, tanta sigla, e tanta variação de propósitos, que eu decidi fazer algo diferente nesse artigo “extra” aqui (e eu aposto que eu não conheço nem metade do que existe por aí). Talvez pode servir para alguém, e se quiser aprofundar depois pode sair googlando pontualmente alguns deles.

Vou fazer aqui um super hiper mega master blaster resumo do que significa essas “ferramentas” que eu consegui listar e um resultado esperado para cada aplicação. E comentem aqui, me mandem mensagem em qualquer canal se você que está lendo e lembrou de alguma que está fora da lista. Me comprometo a editar esse post e adicionar, com os devidos créditos. ;-)

Começando por aquelas que já falei anteriormente em outros posts aqui do Medium, vamos lá:

OKR — Objectives & Key Results

Define resultados esperados de uma estratégia macro amplamente divulgada na empresa, com objetivos ultra desafiadores e tem revisões constantes. Mais aqui.

KPI — Key Performace Indicators

São indicadores de performance que necessariamente são matematicamente mensuráveis, e definidos para um alvo e um executor que buscará atingir uma meta. Mais aqui.

KRI — Key Risk Indicators

Exatamente como o KPI, porém ao invés de olhar para a performance, é avaliado o risco. Mais aqui.

BSC — Balanced Scorecard

São criados indicadores (KPI ou KRI por exemplo) que são distribuídos em 4 perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento e em ciclos de avaliação, que consequentemente gera um plano de ação. Mais aqui.

SMART

É um conceito usado para definir metas e objetivos, onde cada letra representa uma característica: Specific (específico), Measurable (mensurável), Achievable (atingível), Relevant (relevante) e Time based (temporal). Mais aqui.

User Story Mapping

Um diagrama que mapeia os passos (história) que o cliente (usuário final) executa para conclusão de uma determinada task em um produto, e a partir desse mapeamento o time de produto é capaz de refinar as entregas, escopo e gestão do backlog para otimizar a geração de valor. Mais aqui.

CSD

É a matriz final de um estudo onde as pessoas do time dividem anotações de características de um projeto e dividem essas em 3 colunas: Certezas (o que sabem de concreto), Suposições (o que acham que sabem) e Dúvidas (o que ainda precisa ser investigado ou perguntado para o cliente). Mais aqui.

Mapa da Empatia

No design thinking esse mapa da empatia é utilizado para identificar dores ou necessidades de um cliente em um produto, serviço, feature, etc… No centro de um gráfico, considera-se o usuário ali observado, e ao seu redor busca-se do cliente 4 percepções: o que ele vê, o que pensa e sente, o que ele fala e faz e o que ouve.

5 Porquês

Inventado na Toyota, esse método de descoberta diz que se você enfrenta um problema, então deve perguntar porquês repetidos, até que você encontre a causa raiz para que seja tratado de forma eficaz, por exemplo:

• Problema: Cliente não consegue alugar um carro pelo aplicativo.
• Por quê? Porque a tela de pagamento não carrega.
• Por quê? Porque a integração com o gateway de pagamento não autentica no servidor.
• Por quê? Porque um patch de correção não foi aplicado.
• Por quê? Porque o funcionário responsável estava de férias e não delegou.
• Por quê? Porque não há um mapeamento de responsabilidades e backup no departamento.

Pomodoro

É um método de produtividade utilizado para melhorar a concentração e evitar interrupções durante a execução de uma tarefa. É estipulado um tempo de 25 minutos para que a pessoa se isole em uma bolha para um trabalho ininterrupto. E claro, você pode customizar esse tempo aí e criar o seu próprio Pomodoro.

Planning Poker

É uma técnica do Scrum utilizada para orçamento / estimativa de esforço para cumprimento de uma tarefa (ou desenvolvimento). É feito baseado nos user stories do projeto, e apesar de parecer que nas cartas esses números são horas (até podem ser), na verdade são Story Points, que é um valor abstrato do tamanho para servir de comparativo com outras do projeto. Cada um do time tem nas mãos um baralho e todos jogam buscando um consenso do esforço.

SWOT / FOFA

É uma matriz (a maioria das pessoas colocam em um gráfico com 4 quadrantes) que divide aspectos de uma empresa, de um projeto ou de uma feature em Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Também pode ser chamada por alguns de análise FOFA.

BASICO

Também uma matriz, que ajuda na priorização de projetos dentro de uma empresa, analisando uma lista de possibilidades: Benefícios, Abrangência, Satisfação (interna), Investimento, Cliente (externo) e Operacionalidade. Para cada um desses aspecto se dá uma nota, de 1 a 5, onde quanto maior, melhor ou mais relevante. No final, a soma total dessas características indicará qual dos projetos ou features deve ser priorizada.

Esforço x Impacto

Uma matriz que também pode ser chamada de Esforço e Valor. Em um eixo do gráfico consideramos o Esforço e no outro eixo, o Impacto (ou Valor). Assim, conseguimos a partir desse mapa agir da melhor forma. Essa priorização é muito parecida com a matriz 4x4, abaixo.

4x4

Não, essa não tem a ver com a Mitsubishi, apesar de que pode ser que algum departamento a use por aqui… Idêntico ao que vimos em esforço e impacto com o uso dos quadrantes no gráfico, aqui com custo versus benefícios.

RICE

É um score / pontuação que é resultado de uma fórmula que envolve o alcance (Reach), impacto (Impact), confiança (Confidence) e esforço (Effort), assim como a matriz BASICO que vimos acima, porém a fórmula não é uma simples soma. Aqui, você define os valores padrões.

GUT

Também para priorização de demandas ou backlogs de projeto, porém agora utilizando como parâmetros Gravidade, Urgência e Tendência, numa escala de 1 a 5 onde cada um deles devem ser multiplicados para chegar até o score final. Então aqui a gente já sabe que o valor mínimo será 1 e o máximo será 125 pontos.

RACI

Essa matriz não é de priorização, mas sim de responsabilidades. Nela pode-se visivelmente reconhecer as figuras envolvidas em um projeto: Responsável (Responsible), Autoridade (Accountable), Consultor (Consulted) e Informado (Informed).

5W2H

É um checklist composto com as respostas de 7 perguntas: What? Where? Who? When? Why? How? How much? Com essas respostas em mãos, temos um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva, pois se estiverem bem descritas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de uma atividade.

Ansoff

A primeira vez que a vi essa matriz ainda estava na faculdade. Tem esse nome por conta do criador: Igor Ansoff (o pai da gestão estratégica). Nela visualizamos mercados e produtos, novos e existentes e os relacionamos ao risco para um planejamento estratégico com foco no crescimento de um negócio.

Ishikawa / Causa e Efeito / Espinha de Peixe / 6Ms

É um diagrama que também leva o nome do criador: Kaoru Ishikawa. Alguns também o chamam de “Causa e Efeito”. Aqui a gente o chama de “Espinha de peixe”. É usado para encontrar, organizar, classificar, documentar e exibir graficamente as causas de um determinado problema, agrupados por categorias, que facilitam o brainstorming de ideias e análise da ocorrência. Parte da hipótese de que para cada problema há um número limitado de causas primárias ou principais, secundárias, terciárias, e assim sucessivamente. Como ele foi elaborado inicialmente para sistemas industriais, as causas são agrupadas em 6 categorias: Máquina, Materiais, Mão de obra, Meio ambiente, Método e Medidas (6Ms).

Canvas de Projeto

Minha amiga Adria me lembrou do Canvas de projeto. Realmente eu havia me esquecido mesmo dele. Última vez que usei foi em 2019 no evento Startup Weekend onde fui convidado a ser um dos mentores. O Canvas é um quadro dividido em blocos, como se fosse um painel demonstrativo das grandes características de um projeto, como justificativa, objetivos, pré-requisitos, milestones, pessoas envolvidas, riscos, prazo, custo, indicadores de sucesso, além de uma timeline. A equipe do projeto participa ativamente da construção desse plano, com isso a comunicação, objetivos, todo mundo fica sabendo tudo de um projeto.

Olha só! Foram listadas 22! Lembrou de alguma que não está aqui? Me conta aí!